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Adjoint administratif

Adam Lumber

C'est un Contract job à Longueuil, QC publiée le février 24, 2022.

Rôle principal : L’agent de bureau est responsable des tâches reliées à la réception, aux différentes tâches administratives, il veillera à la gestion des comptes (fournisseurs) à payer et des comptes (clients) à recevoir incluant la collection et le service à la clientèle.

En plus, il doit agir comme agent de liaison entre les clients et les différents services de l’entreprise.

S’engage à promouvoir les valeurs de l’entreprise et à maintenir un environnement de travail sécuritaire.

Rôles et responsabilités : Supporter la fonction de vente Maintenir une relation d’affaires avec la clientèle; Répondre aux questions de la clientèle; Faire des suivis internes et externes pour les dossiers clients; Gérer et coordonner les soumissions Préparer des soumissions conformes aux besoins de la clientèle selon les critères établis ; Obtenir toutes informations pertinentes à la finalisation des dossiers; Respecter le processus du traitement des demandes de soumissions; Préparer les bons de commandes, factures et toute autres tâches connexes.

Support administratif Répondre aux appels téléphoniques, les filtrer et les acheminer, prendre des messages, fournir les renseignements demandés; Accueillir les personnes qui se présentent dans les bureaux; Participer à la rédaction et à l’impression de différents documents (textes, communiqués & autres), et les mettre à jour; Faire la vérification des dossiers et s’assurer qu’ils soient complets et conformes Établir et tenir un système de classement général physique et électronique et contrôler étroitement la sécurité des documents confidentiels; Gérer le classement des dossiers de l’année en cours et la transition du classement à la fin de l’année fiscale.

Responsable de la salle d’archives Rédaction de courriels Assurer de la maintenance des bases de données (clients et fournisseurs) Effectuer toute autre tâche demandée par son superviseur ou tout autre membre de la direction Support à la comptabilité – comptes à payer et à recevoir Créer de nouveaux comptes-fournisseurs pour les achats de marchandises ou de services Vérifier les états de comptes des fournisseurs Répondre aux appels des fournisseurs concernant les factures impayées Faire des photocopies de factures et les faire parvenir au département des achats pour vérification Classer et photocopier différents documents (chèques, factures, etc…) Créer et mettre à jour le fichier-client Effectuer les premières étapes de collection Préparer les états de comptes Aptitudes et compétences requises : Interagir dans des situations de travail variées.

Souci du détail, rigueur analytique, flexibilité et sens de l’adaptation.

Faire preuve de jugement et avoir une bonne capacité d’analyse.

Faire preuve d’autonomie.

Être capable de gérer plusieurs dossiers simultanément.

Capacité d’établir et de maintenir des relations de confiance avec les clients, gestionnaires et le personnel.

Être capable d’innover et gérer le changement.

Habileté en communication (verbale et écrite) et relations interpersonnelles.

Capacité à travailler en équipe.

Habileté à gérer de multiples tâches et à établir les priorités tout en maintenant un haut niveau d’efficacité en respectant les échéanciers Attitude positive visant l’excellence du service à la clientèle Exigences du poste : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en Secrétariat ou un DEC Technique en bureautique ou équivalent 2 à 5 ans d’expérience dans le domaine souhaité.

Connaissance de la suite MS Office.

Bilingue, français et anglais (États-Unis et Canada)