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Devimco Immobilier Inc: Coordonnateur(Trice) Services Clients Et Opérations

Devimco Immobilier Inc

C'est un Temps-plein job à Brossard, QC publiée le septembre 20, 2020.

Objet et domaine d’activitéRelevant du Gestionnaire principal service clients et administration, le coordonnateur services clients et administration assure un support sur tous les dossiers relatifs à la gestion d’un complexe immobilier en ce qui concerne le service aux locataires, les suivis administratifs en vertu des baux, support lors de demandes ponctuelles et une implication lors d’événements spéciaux.Responsabilités et activitésReception des appels de service et des plaintes des différents locataires bureaux et commerciaux ; S’assurer de recevoir, d’enregistrer et de traiter selon les standards et délais autorisés tous les appels, courriels et télécopies que les locataires adresseront au service à la clientèle ; Évaluer la nature de la demande, établir l’urgence, identifier la ou les solutions applicables et s’assurer de répartir rapidement et adéquatement la demande de travail ; S’assurer d’effectuer les suivis auprès des locataires, des équipes de gestion ou des représentants de l’exploitation, lors des situations complexes et lors d’insatisfaction des locataires; Donner suite, selon la procédure établie, à toute plainte formulée par un locataire, effectuer les suivis auprès des responsables et s’assurer que la conclusion soit inscrite dans la plainte du locataire; S’assurer de lafermeture selon la procédure et le délai prescrit de toutes les demandes de service qu’il a initiées ou qui sont sous sa responsabilité; Maintenir à jour le fichier des demandes de service des locataires afin de s’assurer que les travaux ont été effectués dans les meilleurs délais, présenter le tableau à son gestionnaire 1 fois/semaine; Responsable del’agenda et du calendrier; Valider les demandes de locataires/entrepreneurs pour les réservations d’ascenseurs lors des livraisons ; Programmer lescartes d’accès pour les locataires/fournisseurs des immeubles ; Collaborer au maintien d’un service à la clientèle efficace aux locataires en donnant un support aux différents intervenants (hommes de maintenance, fournisseurs de service, etc.) ; Effectuer le suivi auprès des locataires des divers documents requis, entre autres: Certificat d’assurance, Certificats relatifs aux restaurateurs ; Maintenir à jour les listes des coordonnées des locataires et des fournisseurs en cas d’urgence; Rédiger tous les mémos aux locataires en lien avec les travaux ou congés à venir ou toute autre correspondance requise ; Effectuer les demandes d’accès auprès des locataires pour des inspections/interventions dans leurs lieux loués ; Préparer l’arrivée des locataires ; Être le lien avec la compagnie d’entretien ménager pour le 3400 rue de l’Éclipse pour les demandes particulières de locataires/plaintes ; Préparer les soumissions aux locataires pour des services additionnels.

Assurerle suivi de signature et de facturation ; Collaborer à l’organisation d’événements spéciaux ; Faire le suivi des documents en signature chez les locataires ; Maintenir à jour pour les procédures ; Effectuer le visionnement des caméras lors de demandes ponctuelles ; Maintenir la mise à jour des équipes de mesure d’urgence des locataires ; En collaboration avec le gestionnaire immobilier, assurer le suivi du registre des clés et des cartes d’accès de la bâtisse incluant de prévoir les inventaires ; Effectuer des inspections d’entretien ménager des espaces communs et locataires de son portefeuille attitré ; S’assurer que les espaces vacants soient propres et sans matériaux en effectuant des visites mensuelles de son portefeuille attitré ; Donner les accès requis pour la location aux espaces vacants pour son portefeuille attitré ; Classer dans lerépertoire attitré tous les rapports d’incidents journaliers de Sirix reçus dans la boite Gestion et transmettre aux responsables pour les rapports indiquant des incidents ; Effectuer toutes autres tâches connexes.

Qualifications RecherchéesExpérience entre 3 à 5 ans dans un domaine connexe en immobilier Aisance avec les outils informatiques de la suite Office dont plus précisément du logiciel Excel; Autonomie, dynamisme, entregent, débrouillardise et rigueur ; Fortes aptitudes en communication ; Français et anglais parlé et écrit.Avantages et conditions de travailHoraire de travail du lundi au vendredi de jour; Un généreux programme de congés annuels; Programme d’assurances collectives; Un horaire d’été; Ordinateur ou tablette fourni; Équipe dynamique et projets innovateurs; Excellentes opportunités de carrières.