Réceptionniste/ Adjoint.e administratif.ive

Sommaire des responsabilités

Chez Covalen, nous sommes en pleine croissance où chaque membre de l’équipe joue un rôle essentiel dans notre succès. Chez nous, être réceptionniste, c’est bien plus qu’accueillir des visiteurs – c’est être l’ambassadeur(rice) de notre marque et le pilier de notre excellence opérationnelle! Relevant de la Responsable des opérations du bureau, le titulaire du poste doit s’assurer que les clients et invités soient accueillis et bien dirigés dans l’entreprise et exécuter toutes les tâches administratives selon les normes de qualité les plus élevées.

Responsabilités spécifiques

1. Accueillir les visiteurs;

2. Assurer un service à la clientèle de haut niveau interne et externe;

3. Recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques;

4. Réception / envoi et tri du courrier;

5. Aide à l’organisation et à la logistique de divers événements et activités;

6. Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de l’administration;

7. Traitement et gestion des paiements par chèque;

8. Assistance à l’équipe des finances et tâches liées à l’encaissement et aux payables;

9. Gérer les courriels de la réception;

10. Numériser tout le courrier entrant;

11. Support administratif aux adjointes de département;

12. Entrés de données dans nos divers systèmes.

Exigences

1. Posséder au minimum 2 ans d’expérience comme réceptionniste;
2. Maîtrise de la suite MS Office;
3. Bilinguisme (français et anglais).

Aptitudes recherchées

1. Sens du service à la clientèle : capacité à résoudre les problèmes et les questions d’un client dès la première fois qu’il contacte une entreprise.
2. Esprit d’équipe : Forts Ensemble.
3. Autonomie et initiative : Aptitude à identifier des opportunités d’action ou d’amélioration
4. Jugement et résolution de problèmes : identifier les enjeux clés et envisager diverses solutions.
5. Excellente gestion du temps, du stress et des priorités : utiliser son temps de manière efficace et productive.