Agent·e administratif·ve

Poste Temporaire (6 mois), temps plein du lundi au vendredi de jour.

Possibilité de télétravail.

DESCRIPTION GÉNÉRALE DU POSTE

L’agent·e/adjoint·e administratif·ve apporte un soutien constant au bureau GRS et à la clientèle. Cette personne est responsable de l’ouverture et du suivi des dossiers des clients·es. Ses tâches nécessitent des connaissances techniques, un niveau élevé de confidentialité et une collaboration étroite avec les équipes dans la réalisation des divers mandats. Une approche client·e par courriel et téléphonique très développée est de mise, et ce, en toute circonstance. Le travail d’équipe et le partage de l’information dans le respect des normes et niveaux de confidentialité sont requis en tout temps.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE

• Faire l’ouverture des nouveaux dossiers de patients·es dans Medesync;
• Création des dossiers électroniques et dossiers papiers;
• Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par télécopie;
• Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par courrier;
• Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par courriel;
• Répondre aux courriels infoGrs;
• Répondre aux courriels de correspondances;
• Effectuer un support téléphonique aux patients·es;
• Retourner les appels des patients.es dans un délai de 24-48 heures;
• Remplacer les collègues de la réception GRS lors d’absence, de maladie ou de diner lorsque nécessaire;
• Tenir la liste d’attente à jour;
• Faire le suivi des documents manquants des dossiers;
• Faire le suivi des ouvertures de dossiers de plus de trois mois;
• Envoyer les pochettes trans aux nouveaux·lles patients·es;
• Numériser les formulaires de justification des chirurgies de correction;
• S’assurer que les dossiers sont complets et conformes avant de les soumettre à l’équipe préopératoire;
• Vérifier les retours des pochettes par la poste;
• Exécuter toutes autres tâches connexes à la demande du·de la supérieur·e immédiat·e

QUALITÉS REQUISES

• Respect de la loi de confidentialité
• Autonomie
• Bonne gestion des priorités
• Dynamisme
• Capacité à travailler sous pression
• Capacité à travaille en équipe

MISSION

Le Centre Métropolitain de Chirurgie s’adresse à une clientèle privée. Sa priorité consiste à assurer un haut niveau de qualité de soins et de services tout en répondant aux standards les plus élevés en matière de continuité des services de santé et de sécurité. Ses activités sont principalement les chirurgies d’affirmation de genre, mais aussi des chirurgies esthétiques électives et reconstructives, des chirurgies bariatriques par laparoscopie, des chirurgies urologiques et des chirurgies oto-rhino-laryngologiques. De plus, le CMC offre les soins requis par les chirurgies grâce à sa clinique pré et postopératoire, ses unités de soins et son personnel compétent à l’écoute des besoins de la clientèle.

EXIGENCES

• Expérience minimum d'une année dans un poste similaire
• Expérience dans un domaine médical, un atout
• Parfait bilinguisme, tant à l'oral qu'à l'écrit (français et anglais)
• Maîtrise de la suite Microsoft Office